操守及合规调查指南

1. 通过道德与合规热线-首席合规官将通知 投诉委员会，并促使他们讨论应如何进行调查; 包括谁应该被指派为主要调查员. 一经裁决，案件 将分配给伦理点中选定的调查员，以及首席合规 警官将通过电话或电子邮件通知首席调查员.
2. 通过其他途径(1.e.，直接向主管、人力资源部投诉; 第九条办公室，等等.) -投诉或指控的收信人应 向适当的当局报告(例如.e.首席合规官H.R. 部门, 内部审计，第九章等.). 投诉委员会亦应获通知， 确保调查方法保持统一.

1. 开始和结束任何与你参与调查的人(共同调查员， 采访者、受访者、证人、主题专家、指控对象、主管、 等.)，要求他们注意:
   1. 保护投诉人的匿名性，以维护我们的诚信 热线
   2. 大学不报复政策的重要性
   3. 不重复在采访或调查过程中讨论的任何内容
   4. 遵守上述原则，保障热线的诚信. 美国员工需要知道热线是一个安全的方式来报告不当行为，没有 任何报复的感觉.
2. 考虑是否需要招募其他人协助调查，如联合调查员; 主题专家，面试官，或者可能有必要技能的人，比如 作为IS应用系统管理员或内部审计人员.
3. 决定是否应通知受试者的主管. 你可能需要，也可能不需要 在调查过程中，可能还需要主管人员的协助 如果发生这种情况，主管应该采取合理的措施通知他们 保证员工和其他人员的安全，保护数据和材料，维护部门 操作. 主管采取的任何行动都应与调查人员协调.
4. 考虑指控的所有方面，并制定如何进行的计划 随着调查的进行. 考虑任何潜在的冲突，以及如何避免它们.
5. 以公正、客观和开放的态度进行调查; 一定要根据事实而不是观点来记录你的发现，并得出你的结论 同样的结论.
6. 记录所采取的所有步骤，包括面试和谈话的总结.
7. 考虑可能的纪律措施应留给 H.R. 部门和被指控对象的主管，在他们审查调查后 发现.

1. 是否可以使用电子记录系统来协助确定是否有优点 对于指控，请考虑系统和/或数据库审计. 基于你所知道的 断言，确定一个数据查询的合理参数，然后伸出去 系统管理员. 如果系统管理员反对提供所请求的 在解释目的后，请联系首席合规官 或协会. 副总裁、财务 & 行政/人力资源. 
2. 在安排面试前进行任何其他必要的独立调查，例如 如熟悉州或联邦法律法规，或大学 政策、程序等.，以确定所指称的行为是否违反上述规定.
3. 选择面试候选人(如有必要)，通常是那些被指定为证人的人. In 有些情况下是随机选择员工、学生等.我们在同一个部门工作 作为所谓的主体，可能是必要的.
4. 面试问题:不透露投诉的细节或投诉对象 指控是，以一系列开放式问题开始，比如，“你 是否曾目睹员工在此做出不当、破坏性或冒犯性的行为 部门，或听别人谈论它?，并记录他们的回答. 试一试 to avoid "leading" interviewees; let them do most of the talking. 从这里，继续 如有必要，提出更具体、更明确的问题. 这项技术可能会有所帮助 你在识别未知情况的重要方面，到那时为止，或超越 申诉人所知道的.
5. 在对上述调查过程的初步调查结果进行分析后， 列出一个问题清单，然后与所谓的主题进行正式的面谈. 你可能希望在采访中包括受试者的导师或其他证人.
6. 确保你记录了你的发现. 记录面试总结是很重要的 面试结束后越快越好，这样关键的细节就不会被忘记. 准备 总结所有的发现和结论，并进入ethicpoint要么作为一个 WORD附件或注释.
7. 调查结果应提交涉嫌科目的主管 (也可能是更高一级的人，这取决于事件的严重程度。 对大学潜在的财务或声誉风险)，以及H.R. 部门代表, 确定纪律措施(如有必要)和/或纠正措施 计划. 虽然初级调查员可能不一定参与决定纪律 步骤，他们需要在ethicpoint中记录它们. 纠正的简要总结 措施，包括纪律处分、指定培训、监督等.,应该 也要登录到道德Point概要中(参见下一节的步骤e)

1.  跟进:通过联系投诉人开始调查，包括 那些匿名举报的人，使用道德Point的“跟进”功能. 选择 选项如下:
   1. “谢谢你的报告. 我们将重新审查，以确定是否展开调查 必要的. 如果我们有其他问题，请定期跟进 当我们回顾这个问题时.”
   2.  还有其他的后续选择，包括提出具体的、澄清性的问题 致投诉人. 匿名投诉者不会被告知你已经发帖 a Follow-Up note to them; they must independently log-in to their complaint periodically (我们鼓励他们在提交投诉时这样做). 这个特性允许 调查人员和投诉人应在不损害身份的情况下进行沟通 一位匿名投诉人. 如果投诉人没有匿名提交投诉， 您可以选择通过电话或电子邮件与他们联系，但请记录任何此类后续行动 沟通，无论是作为附件或笔记.
2. 分配和访问:如果主要研究者指派一名共同研究者并且需要 他们可以访问ethicpoint中指定的案例，他们的名字应该被选中 从ethicpoint提供的列表中. 如果他们的名字没有列出来，请联系主任 合规官(251-460-7115，或chansen@southalabama).Edu)，谁可以添加它们. 然后你可以在屏幕最右边的方框里勾选“发送电子邮件”， 这会提醒他们新的任务. 新用户将首先在一个 介绍性电子邮件(由ethicpoint系统管理员发起)登录 第一次使用他们的电子邮件前缀(通常是名字的第一个字母) 全名)，然后提示建立密码.      
3. 参与者:此字段将自动填写投诉人提供的姓名. 虽然 在没有要求的情况下，主要调查员也可能希望包括其他参与的人员 调查(对象、证人、受害人、被访者等).)，输入 本节中的名称.
4. 附件:您可以附加各种类型的文件，包括WORD文档、电子表格、 照片、声音或视频文件. 理想情况下，提供您所附加的文件的描述 在可用的文本框中. 这样命名文件也会很有帮助 对案件的其他潜在审查员(例如首席合规官)有意义 高级管理人员、执行董事、内部审计或总法律顾问)，例如:
   1. 调查结果(包含调查结果的WORD文档，按时间顺序输入)
   2. 采访约翰·多伊
   3. 简·多伊访谈
   4. 总结发现、决定和结论/解决方案.
   5. 从Banner查询数据
5. 摘要:本节的完成是很重要的，因为数据出现在一个 向美国的外部审计师(毕马威)提交年度报告，供其进行年度审查. 本节 包括以下必填项:
   1. 主要结局:应选择下列结局之一:
      1. 证实
      2. 未经证实的
      3. 部分证实
      4. 无聊的
      5. 信息不足
      6. 其他
         (如有必要，对次要结果重复上述步骤)
   2. 采取的行动:应选择下列行动之一:
      1. 不需要任何行动，
      2. 政策/过程审核,
      3. 培训,
      4. 纪律,或
      5. 终止
   3. 可能的后续步骤:提供纠正措施步骤(如果适用)
   4. 摘要说明:提供调查结果的摘要和结论.
6. 案例笔记:这应该包括你的每一个调查发现，要么输入 按时间顺序的，或全部的. 在文本框中键入或 从源文档复制粘贴. 这张票据将加盖日期/时间戳. 这是一个 在调查中注意进展的理想方法，或提醒审稿人附件 你已经张贴了(i).e., “I interviewed John Doe today; please see interview summary 见所附文件“对无名氏的采访”).

1. 结论总结:理想情况下，这份报告将包括以下内容 (至少): 
   1. 指控摘要
   2. 与指控直接相关的调查结果摘要
   3. 任何值得注意的偶然发现的摘要 
   4. 确定指控是否有根据
   5. 如果指控属实，请引用具体的法律、法规、政策或程序 这是违反的.
   6. 纠正措施计划，包括纪律处分、指定的培训/教育; 后续监测等.，如有必要
   7. 建议对投诉人作出的跟进意见(例子):
      • 你报告的问题经过调查，没有得到证实. 没有进一步的行动 必要的. 谢谢你提交报告.
      • 然而，你所报告的问题已经过调查和证实，并非违规 政策和程序，而不是决定对工作场所产生负面影响. 没有进一步的 行动是必要的. 谢谢你提交报告.
      • 然而，你所报告的问题已经过调查和证实，并非违规 政策和程序. 采取了必要的行动. 谢谢你提交你的 报告.
      • 你所报告的问题已被调查并证实. 适当的后续行动 已经被占用了. 谢谢你提交报告.
2. 道德Point文档:  
   1. 使用WORD文档，标题为“案件_(#)调查结果”，保存在 你的电脑，以逐步记录所有的发现根据上述 指导. 您可以将此文档作为案例的“附件”在ethicpoint中发布. 或者，如果您愿意，将您的发现复制粘贴到ethicpoint案例中，作为“注释”." 如果选择后一种选项，最好是同时输入笔记 -显示您的进度的准确时间表.
   2. 附上所有发现、决定、结论/决议后，完成上述内容 概述组件并关闭机箱.
   3. 如果您不使用“Notes”特性发布发现，建议使用 它只是为了引导审稿人注意你所附的文件.
   4. 理想情况下，用一个单独的WORD文档来总结你的每次面试，标题为: “案件_(#)采访约翰·多伊”，这应该附在ethicpoint的案件上 同时.

只有以下员工可以访问任何给定的案件:

1. 主要案件受让人将由投诉委员会确定，然后给出 系统管理员(首席合规官)的访问权限;
2. 主要案件受让人可以自行决定，或根据投诉书的指示 委员会，也为案件提供额外的案件指派人员，
3. 对于经常被指派调查的“主要个案指派人员”，他们可以 向系统管理员申请秘书或管理员的许可 协助邮寄文件、笔记等. 在ethicpoint代表他们.